A papíralapú dokumentumok, iratok és nyilvántartási kartonok tárolása rendkívül helyigényes, a megfelelő feltételek biztosítása költséges, ugyanakkor az így kialakított archívumok rossz hatásfokúak, a dokumentumok kezelése lassú és nehézkes, emberi-erőforrás igénye pedig nagy. Ezekkel a nyilvánvaló hátrányokkal a nagy nyilvántartásokat kezelő szervezetek nap mint nap szembesülnek.

Megoldást a papíralapú dokumentumok digitalizálása és elektronikus úton történő tárolása, kezelése jelent. A FreeSoft ezen a téren szintén sokéves tapasztalattal rendelkezik, FS Image dokumentumdigitalizáló alkalmazását számos ügyfele használja a közigazgatásban.

A Contentum képkezelő megoldást a FreeSoft az FS Image továbbfejlesztéseként, a megoldáscsomag egységes és korszerű technológiai alapjain, Java környezetben készítette el. Az eImage alkalmazás 3 szoftverkomponens használatával teszi lehetővé a Contentum különböző moduljaiban nyilvántartott iratok digitalizálását, tárolását valamint azok gyors, biztonságos visszakeresését, megtekintését.

Az eImage szkennelő komponense TWAIN driver használatával képes papíralapú dokumentumokat digitalizálni, szkennelni, és az eRecord-hoz történő feladáshoz rendezetten tárolni. A program működése lokális, hiszen használata egy-egy konkrét eszközhöz kötődik. A program által szkennelt dokumentumok egy archívum rendszerben helyezkednek el, melyet egy archívumleíró állományokban tárol a program. Az eImage indexelő komponense az eRecord iratkezelő rendszerhez illeszkedik, mely a beszkennelt iratokból kialakított hierarchiából kényelmes azonosítást, ellenőrzést tesz lehetővé, valamint ez a modul képes a szkennelt, rendezett és az eRecord azonosítóval indexelt állományokat az eRecord részére átadni. A beszkennelt dokumentum egyszerűen képfájlba menthető vele, de a dokumentum igény szerint egy karakterfelismerő szoftver alkalmazásával szövegfájllá alakítható. Az eImage renedlkezik egy általános célú megjelenítő alkalmazással is, amely egyszerű és kényelmes megtekintési, nyomtatási lehetőséget kínál az a Contentum rendszerben rögzített digitalizált állományokhoz.

A rendszer a digitalizálásra került papír alapú dokumentumok indexelését is lehetővé teszi, ami a digitális archívumok létrehozásához és a dokumentumok rendszerezéséhez, későbbi kereshetőségéhez nélkülözhetetlen. A Contentum ezt is két szinten valósítja meg. A papír alapú dokumentumokon található jelzéseket - például sorszámot vagy vonalkódot - felismeri, illetve arra is lehetőséget teremt, hogy a digitalizálást végző alkalmazottak manuális úton részletesebb azonosító információt vigyenek be és rendeljenek metaadatként a kép- vagy szövegfájlokhoz. Utóbbi eljárásra kétféle módszert is támogat a rendszer. A metaadatok utólag, a kép- vagy szövegfájl alapján is bevihetők, vagy a szkennelést megelőzően, az eredeti dokumentum alapján is létrehozhatók, ebben az esetben a kép- vagy szövegfájl a megadott azonosító alapján automatikusan hozzárendelésre kerül a megfelelő metaadatokhoz.

A Contentum képkezelő megoldást a FreeSoft a Canon professzionális szkennereire és a ScanSoft karakterfelismerő szoftverére optimalizálta.

Ez az alkalmazás fut a FreeSoft Bátonyterenyei Adatrögzítő Központjában is, amely már közel félmillió karton szkennelését és nagy pontosságú, különleges indexelését, valamint 750 000 floppy tartalmának beolvasását végezte el az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság részére, az ÁB-AEGON megbízásából pedig 550 000 oldal digitalizálását és indexelését teljesítette.