A Contentum eDocument dokumentumkezelő és csoportmunka-támogató modult elsősorban a nagyobb szervezetek, intézmények és vállalatok, valamint az olyan kisebb méretű szervezetek számára fejlesztette a FreeSoft, amelyeknél a dokumentumok és iratok előállítása, kezelése alaptevékenységnek számít. Azok a szervezetek alkalmazhatják eredménnyel, amelyek nagy mennyiségben állítanak elő dokumentumokat, és ezek a dokumentumok összefüggnek, tartalmuk kihatással van egymásra, a munkafolyamatok különböző szakaszaiban vagy akár egyidejűleg több alkalmazott is dolgozik ugyanazzal a dokumentummal, illetve a dokumentumokat több változatban is el kell készíteni. A modul különösen hatékonyan segíti azoknak a szervezeteknek a munkáját, amelyek számára döntő jelentőséggel bír a dokumentumok gyors kereshetősége, a verziókövetés megvalósítása, a jóváhagyás folyamatának érvényesítése, valamint azt is szabályozni kívánják, hogy az egyes dokumentumokhoz vagy dokumentumtípusokhoz ki férhet hozzá és milyen műveletekre kiterjedő jogosultságokkal.
Az eDocument relációs adatbázisra épül, Oracle RDS és Microsoft SQL változatban kerül forgalomba, webes felületen és szabványos irodai alkalmazásokból egyaránt elérhető. A dokumentumok elhelyezésén és tárolásán túl lehetőséget nyújt a dokumentumokat leíró információ - például a létrehozás és módosítás kelte, a létrehozó és módosító kiléte, típus, tartalom, jogosultságok és más kulcsszavak, metaadatok - hozzárendelésére. A rendszer azt is jól követhetővé teszi, hogy melyik dokumentummal ki dolgozik egy adott pillanatban, így elkerülhető, hogy akaratlanul egyszerre többen is módosítsák ugyanazt a dokumentumot, ugyanakkor támogatja a dokumentumok megosztását is, így igény szerint egyszerre többen is dolgozhatnak egyazon dokumentumon.
A modul kiemelkedő funkciója egy rendkívül hatékony keresőrendszer, amellyel nagyon nagy dokumentummennyiségben is gyorsan és megbízhatóan lehet keresni akár a teljes szövegben, akár a dokumentumokhoz rendelt metaadatok alapján, többszörösen összetett szempontok szerint is. A többféle szempontú keresést hatékonyan támogatják a dokumentumokhoz rendelhető tárgyszavak.
Az eDocument a különböző szolgáltatások gazdag tárával támogatja a csoportmunkát, az alkalmazottak és a munkacsoportok kezelése egyszerű és rugalmas, amit rendkívül megbízható és biztonságos jogosultságkezelés tesz teljessé - mindez a közigazgatási és a versenyszféra szereplői számára egyaránt nélkülözhetetlen segítséget jelent a munkaszervezés és a folyamatok felügyelete terén.
A rendszerben munkaterületek hozhatók létre a munkacsoportok, egy-egy projekt résztvevői vagy akár az egyes alkalmazottak számára. A felhasználók ezen a felületen mindazokat a dokumentumokat egy helyen érhetik el, amelyekkel az adott pillanatban dolgoznak.
A FreeSoft Contentum eDocument dokumentumkezelő és csoportmunka-támogató modulját a kategória rendszer mellett az a rugalmas jogosultságkiosztás és -kezelés emeli ki kategóriájában, amely akár az egyes dokumentumok szintjén és szerepkörök alapján is lehetővé teszi a jogosultságok hozzárendelését. A FreeSoft ezzel a dokumentumkezelésre is kiterjesztette azt a magas szintű jogosultságkezelést, amelyet a MOREQ ajánlásai az iratkezelésre vonatkozóan fogalmaznak meg az Európai Unióban.
Az eDocument és az eRecord integrált használata lehetővé teszi a szervezetekben keletkező legtöbb szöveges tartalom szabályozott és hatékony kezelését. Egyrészt az eRecord a kész, hivatalos, irattá nyilvánított dokumentumokat az eDocument-ben tárolja, így azok a dokumentumkezelő felhasználói számára is hozzáférhetőek lehetnek (megfelelő jogosultság birtokában). Másrészt az iratnak még nem minősülő, tervezetek, fogalmazványok, munkaanyagok kezelését és nyilvántartását nagyfokú rugalmassággal tudjuk megoldani a dokumentumkezelőben, és ezek a hivatalossá válás után egyszerűen átemelhetőek az eRecord szigorúbb iratnyilvántartásába.
;)
