A Contentum elsőként kapta meg a kibővített tanusítványt az iratkezelő alkalmazások közül.

A Freesoft Nyrt. az elsők között kezdte meg Contentum termékcsalád eRecord és eGovPortál moduljának auditálását, hogy az akadály nélkül bevezethető és használható legyen a közfeladatokat ellátó szervezeteknél a jogszabályi kötelezettségnek megfelelően. A minősítési eljárás eredményeként, 2006. szeptemberében Magyarországon először a Contentum rendszer szerezte meg a 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendelet követelményeinek kibővített teljesítéséről szóló tanúsítványt.
Ennek eredményeként a közigazgatási területen eddig is piacvezetőnek számító termék a minősített szoftverek bevezetésének határideje után várhatóan további piacbővülés elé néz.
A rendszer minősítését az CERTOP Termék- és Rendszertanúsító Ház végezte.

A minősítési eljárásról

A minősítési eljárás során az iratkezelési szoftver alapvető iratnyilvántartási (érkeztetés, iktatás, iratmozgás-nyomonkövetés, irattározás) funkciói mellett a tanúsító cég részletesen vizsgálta a dokumentumok elektronikus tárolásának, illetve elektronikus aláírással történő hitelesítésének és a hitelesség ellenőrzésének lehetőségeit, valamint a Közigazgatási Eljárási Törvény és a kapcsolódó jogszabályok által előírt, a Kormányzati Ügyfélkapuhoz kapcsolódó ügyfélazonosítási eljárást. (Ez utóbbi megbízható működésére utal a "kibővített" minősítés megszerzése.) A vizsgálat kiterjedt szoftverbiztonsági követelmények teljesítésére is.
Az előminősítési eljárás során a rendelkezésre álló dokumentáció alapján a tanúsító cég megállapította, hogy a termék a főbb követelményeknek funkcionálisan megfelel, és megadta, hogy a minősítő audit megkezdéséhez milyen általános feltételeknek kell teljesülnie.
A mintegy 2 hónapon keresztül zajló minősítő audit során a tanúsító cég auditorai a rendelet egyes követelményeinek funkcionális és nem funkcionális kezelését vizsgálták, azaz az auditor megkereste az adott rendeletben szereplő összes követelményhez tartozó funkcionalitást, értékelte, majd ellenőrizte annak a Contentum termékekben történő megjelenését. Ennek keretében több körben tesztelték a szoftver működését, részletesen átvizsgálták a rendszer felhasználói- és adminisztrációs kézikönyvét, funkcióleírását, tesztjegyzőkönyveit, az ügyfelek számára biztosított minta iratkezelési szabályzatot és a rendszer szoftverbiztonsági dokumentációját. Külön vizsgálták a működés során használt elektronikus aláírási komponensek dokumentációját, minősítését.

A minősített termékről

A Contentum termékcsalád 3.1-es verziója egy átfogó szervezeti tartalomkezelési rendszer, amely különböző moduljaival megvalósítja a strukturálatlan (dokumentum-jellegű) információkkal kapcsolatos valamennyi főbb funkciót: dokumentumkezelést, iratkezelést, munkafolyamatkezelést, papír-dokumentum digitalizálását, elektronikus űrlap kezelését, web alapú elektronikus ügyfélkapcsolati portált.
A Contentum rendszer közigazgatás számára optimalizált változatát KIR3 (Közigazgatási Iratkezelő Rendszer - 3. verzió)  megjelöléssel implementáljuk a központi államigazgatási és a helyi önkormányzati ügyfeleinknél. A KIR3 a Contentum alapszoftverek közigazgatási működésre optimalizált paraméterezése mellett, irat- és eljárásmintákat, mintaszabályzatokat is tartalmaz.
A minősítés során a Contentum (KIR3) modulok közül kettő, az eRecord és az eGovPortal tanúsítására került sor, mivel ezek működése fedi le a jogszabályban leírt követelményeket.
Az eRecord modul a felhasználó szervezet által irattá minősített dokumentumainak nyilvántartását támogatja; a törvényi előírásoknak és az EU szabványainak megfelelően.
A modul az iratok teljes élettartamának nyomon követését megvalósítja.
Bejövő iratok esetén az érkeztetés, iktatás és ügyintézés különböző műveleteit végrehajtva; a kimenő iratokhoz kapcsolódóan pedig a fogalmazványkészítés, kiadmányozás és a postázáson át juthatnak el az iratkezeléssel foglalkozó munkatársak a különböző irattári funkciókig.
Az eGovPortal modul a törvényi előírásokból adódó elektronikus ügyintézési funkciókat biztosítja a szervezetek számára. A rendszer teljes körűen, a Közigazgatási Eljárási Törvényben foglaltaknak mindenben megfelelően biztosítja az ügyfelek beadványainak párbeszédes és nem párbeszédes formában történő befogadását, a beadványok automatikus érkeztetését, a visszaigazolások kezelését, valamint a kiadmányok megfelelő formában történő elkészítését.

Referenciáink

A Contentum (KIR3) termékcsomag említett moduljait használtuk a Marcali és Bátonyterenye városok és kistérségük Európai Uniós támogatással megvalósuló elektronikus önkormányzati rendszereinek kiépítésekor, és a Contentum eRecord modulra alapozott iratkezelő rendszert vezettünk be az Eötvös Lóránd Tudományegyetemen is, és a Contentum eGovPortal alkalmazás működteti a Fővárosi Polgármesteri Hivatal elektronikus ügyintézési rendszerét. Jelenleg zajlik az Igazságügyi és Rendészeti Minisztériumban az eRecord implementációja, illetve a Sajó-Hernádvölgyi és Bükkvidéki Önkormányzatok Terület- és Településfejlesztési Társulásánál a kistérségi integrált önkormányzati rendszer kiépítése során szintén a Contentum modulok bevezetése zajlik.
A FreeSoft természetesen folyamatosan biztosítja a jelenleg még KIR2 rendszert használó közigazgatási ügyfeleink áttérését az új verzióra. (Nagyobb ügyfeleink, akik a korábbi verziójú termékünket használják még: Miniszterelnöki Hivatal, Gazdasági és Közlekedési Minisztérium, Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium, Magyar Bányászati Hivatal, IT Kht., Somogy Megyei Önkormányzat).

A követelmények

A közigazgatásban felhasználható iratkezelési megoldások korábban is jóval összetettebbek és kifinomultabbak voltak, mint az üzleti szervezeteknél elvárt formák, ám a hatályba lépő jogszabályok egy sor ponton alapjaiban módosítják az iratkezelés alapelveit, más területeken pedig lényegesen szigorítják a korábban is létező elvárásokat. A legfontosabb újdonságok, amelyeknek meg kell felelni a következő:

- Az iratkezelés alapjaként kezelni kell az évenként lezárt iktatókönyvek határát átlépő, az EU normákat követő rögzített ügyirat/ügyiratdarab/irat struktúrát. E struktúra napi működtetése során használni kell a magyar gyakorlatban éves szinten működő (megnyitott, és lezárt) iktatókönyveket, és a főszám/alszám kiosztást.

- A rendszerben az elsődleges besorolási sémaként kezelt irattári tervet év közben is lehessen módosítani, és a rendszer idősorosan kövesse a különböző időszakokban érvényes irattári terv tételeket.

- A különböző iktatókönyvekhez, az egyes ügyiratokhoz, és iratokhoz, sőt metaadat mezőkhöz, és programfunkciókhoz való hozzáférést meghatározott felhasználói csoportokra kell tudni korlátozni.

- Megváltoztathatatlan eseménynaplót kell vezetni, amely képes az iratkezelési adatokkal kapcsolatos összes változtatásra irányuló művelet és változtatás, sőt, a változtatást nem jelentő minden felhasználói betekintés rögzítésére és tárolására.

- A rendszernek korlátozás nélkül kell tudni megjelölni, és kezelni a hagyományos papír alapú ügyiratokat (amelyeknél a rendszerben csak nyilvántartási adatok, és esetleg a digitális másolat található), az elektronikus ügyintézésben keletkezett, önállóan hiteles elektronikus ügyiratokat, és a mindkét formát tartalmazó vegyes ügyiratokat.

- Részletes, minden nyilvántartási adatra, és az elektronikus iratokban történő teljes szövegű keresésre is kiterjedő kereső funkciót kell tartalmaznia.

- A rendszernek olyan export/import, illetve mentési/visszatöltési eljárást kell tartalmaznia, amely szabványos formátumban képes elmenteni az ügyiratok metaadatait, illetve a digitális dokumentumokat, a rendszer egészére nézve, vagy akár egyes iktatókönyvekre, vagy ügyiratokra leszűkítve, úgy, hogy az ne befolyásolja a rendszer adatkonzisztenciáját.

- A rendszernek lehetővé kell tenni mind a papír alapú iratok elektronikus másolatai, mind az eleve elektronikusan született iratok közvetlen kezelését, tárolását, a megfelelő keresési, csatolási, hozzáférési funkciók működtetését.

- A rendszerben biztosítani kell, hogy KET előírásainak megfelelően a hatósági eljárást indító, abban részt vevő állampolgárok hiteles beadványokat rögzíthessenek a Kormányzati Ügyfélkapu azonosítási rendszerén keresztül belépve (párbeszédes mód), vagy azonosítás nélkül, elektronikus aláírást használva hitelesítésül (nem párbeszédes mód).

- A rendszernek képesnek kell lenni a beadványok belső hitelesítésére, érkeztetésére, az automatikus visszajelzések generálására, és az esetleges válasz hiteles elektronikus kiadmányozására.

Jogi háttér

1995. évi LXVI. - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Levéltári törvény) szóló törvény 9.§ (2) bekezdése szerint:
"Elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel és tanúsítvánnyal rendelkezik"
2007. január 1-től közfeladatot ellátó szerv csak minősítéssel rendelkező elektronikus iratkezelő szoftvert vezethet be. 2008. január1. után a korábban alkalmazott iratkezelő szoftvereket is le kell cserélni. 2009. január 1-et követően pedig minden közfeladatot ellátó intézmény önkormányzati, kormányzati, kulturális és egészségügyi intézmények számára kötelező lesz ilyen rendszer beszerzése, függetlenül attól, hogy korábban végzett-e elektronikus iratkezelést.
A 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet pontosan szabályozza a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános elveit, az iratkezelési eljárás rendjét.
A 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendelet tartalmazza azokat a konkrét szoftver követelményeket, amelyek leírják a közfeladatot ellátó szervezeteknél használható alkalmazások működését. E jogszabály tartalmilag az Európai Unió elektronikus iratkezelés vonatkozásában kiadott MoReq (Model Requirement Specification) ajánlására épít. Sok szempontból (pl.: a jogosultság-kezelés, naplózás, biztonsági mentés) 100 %-ben átvette az európai uniós normákat, más területeken az érvényes magyar szabályozás enyhébb ezeknél.
A FreeSoft Nyrt., mint a közigazgatási iratkezelési megoldások piacvezető szállítója, és a MoReq ajánlás első magyarországi gyakorlati átültetője szakértőként maga is közreműködött a fenti jogszabály kialakításában.