A KSzF és a FreeSoft Nyrt. 2009. január 23-án kötött szerződést elektronikus irat és dokumentumkezelő rendszer bevezetésére. A projekt célja egy olyan rendszer megvalósítása, amely nem csak nyilvántartja a bejövő és helyben keletkező iratokat, hanem professzionálisan támogatja az elektronikus ügyintézést, a feladatkiosztást, az elektronikus dokumentumküldést és -fogadást, melyben az elektronikusan rendelkezésre álló dokumentumok könnyen és gyorsan elérhetők a jogosult felhasználók számára, informatikai alapokon támogatott munkafolyamatok segítik a feladatvégzést, a vezetők és más jogosultak nyomon követhetik a tevékenységeket, ugyanakkor a hierarchikus feladatmegoldás helyett/mellett lehetővé teszik a szervezeti egységeken átnyúló szabadabb csoportmunkát.
Megoldott feladatok
- elektronikus csatornákon beérkező dokumentumok kezelése, átadása az iktatórendszernek, tárolás megoldása
- Hivatali Kapu gépi interfész az ütemezett dokumentumletöltéshez
- eTértivevény fogadása, kezelése
- papír alapú iratok digitalizálása, iratvagyon elektronikus rendelkezésre állásának biztosítása
- ütemezett optikai karakterfelismerés a szkennelt dokumentumokra
- az iratkezelő rendszerrel integrált elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése (bejövő, belső keletkezésű és kimenő elektronikus iratok strukturált tárolása, metaadatok kezelése)
- munkafolyamatok beépítése (dokumentumkészítés, szignálás, véleményezés, többszintű jóváhagyás, iktatásra jelölés)
- verziókezelés biztosítása
- a papíralapú másolatok számának radikális csökkentése
- projektcsoportok által közösen használt munkaterületek biztosítása
- szervezeti dokumentumtárak kialakítása
- érkeztetett, iktatott iratok számára írásvédett dokumentumtár
- egyszerű és hatékony keresés
- egyszerű kezelőfelület
- a felhasználók számára a legszükségesebb információk megjelenítése egyedi webpartok létrehozásával
- elektronikus közbeszerzési eljárás megvalósítása
