A Magyar Bányászati és Földtani Hivatal évek óta a FreeSoft Nyrt. Contentum rendszerét használja ügyvitele támogatására. 2009 decemberétől az MBFH felkészült, hogy elektronikusan, a Hivatali Kapun keresztül fogadja a bányajáradék bevallásokat és más beadványokat, hivatali megkereséseket. A FreeSoft Nyrt. által megvalósított, a Központi Rendszerrel (elektronikus közszolgáltatásokat biztosító központi elektronikus szolgáltató rendszer) kapcsolatot biztosító gépi interfész gyorsítja és költséghatékonnyá teszi az ügyintézési munkát.
Megoldott feladatok
Web szolgáltatásokon alapuló, az iktatórendszer felhasználói számára transzparens Hivatali Kapu modul létrehozása, használata során nem szükséges naponta bejelentkezni a Kormányzati Portálra. Rutin iktatási funkciók használatával hajthatók végre a nyilvántartásba vételi, szignálási vagy postázási feladatok Hivatali Kapun keresztül érkező küldemények esetén.
A gépi csatlakozás megvalósítása alapvetően azt jelenti, hogy az ügyfél által kitöltött, a Központi Rendszerben kialakított szervezeti postafiókba beküldött űrlapok meghatározott időközönként ütemezetten letöltődnek és az iktatórendszer bemenetére kerülnek illetve kimenő irányú kommunikáció esetén (hivatal -> ügyfél, hivatal ->hivatal) a kimenő dokumentumok szintén automatikusan eljutnak a címzett szervezet vagy személy tárhelyére.
Az Hivatali Kapus kommunikációt megvalósító modul a küldeményeket a csatornáktól függetlenül egységes formátumra alakítva tárolja, ez a formátum lehetővé teszi nem általános, csak adott csatornára jellemző meta-adatok megtartását is.
A kommunikációs modul a küldemények kezelése mellett saját partner törzset is nyilván tart, amely a beküldő partnerek adatait és címeit tárolja. Erre azért van szükség, mert a Hivatali Kapun keresztüli kommunikáció során szükség lehet az ügyfelek viszontazonosítására. A modul a partner adatok karbantartására biztosít webes felületet és web szolgáltatásokat is, így a partnertörzs szinkronban tartására a kapcsolódó szakrendszer is képes.
A megvalósítás során az iktatórendszerben új, automatizált folyamatlépések teszik komfortosabbá az ügyintézői munkát:
- Automatikus érkeztetés a Hivatali Kapun át érkező küldemények esetében
- Elektronikus aláírás érvényességének vizsgálata
- A válasz elvárt módjának jelzése az ügyintéző felé
- Elektronikus tértivevény kezelés
- Hivatali Kapus küldésmód esetén "postázás"
- Hivatali Kapus regisztrációval rendelkező szervezetek (MBFH esetében több csatlakozott hivatalról van szó) külön érkeztető könyvekhez rendelése.
- Űrlap azonosító és ügytípus összerendelés
- Új partnerek átvétele az iktató rendszer partnertörzsébe.
Előnyök A közigazgatáson belül az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szolgáltatások ingyenes rendelkezésre bocsátása a közigazgatási szervek számára költségmegtakarítást eredményez. A Központi Rendszerből elektronikus űrlapon érkező beadványok, az elektronikus kommunikáció biztonsága és hitelessége garantált, így nem szükséges a szervezetnél elektronikus aláírások beszerzése. Az elektronikus kommunikáció és az iratkezelő rendszerben kialakított automatizált folyamatok gyorsabb ügyintézést és egyszerűbb kezelést tesznek lehetővé. Az elektronikus ügyintézést használó ügyfelek számára pedig ugyanez a rendszer lehetővé teszi az egy helyen egy azonosítóval, lehetőleg egy logika mentén megvalósuló, így kényelmes és egyszerű, helyhez és időhöz nem kötött ügyintézést.
